Öğrenim Hareketliliği Belgeler ve Formlar

 

 

Öğrenim hareketliliğine seçildikten sonra neler yapmalısınız?

Erasmus sonuçları açıklandıktan kısa bir süre sonra, Uluslararası İlişkiler Ofisi veya Bölüm Koordinatörü tarafından öğrencinin gideceği üniversiteye öğrencinin bilgileri bildirilir. Bu bildirim neticesinde, başvuru koşullarının ve evrakının neler olduğuna dair karşı üniversiteden size bilgi e-postası gelebilir. Ancak bazı üniversiteler başvuru sürecini ve gerekli evrakı kendi internet sitesi üzerinden duyurduğu için size e-posta göndermeyebilir. Bu durumda gitmeye hak kazandığınız üniversitenin son başvuru tarihini, başvuru sürecini ve bu süreçte gerekli olan evrakı, internet sitelerini takip ederek öğrenebilirsiniz. Bilgi iletisi gelmemesi halinde karşı kurumun uluslararası ofisi ile e-posta aracılığıyla irtibata geçin. Gideceğiniz üniversiteye ait tüm bilgiler (e-posta adresi, başvuru koşulları, evrakı vs.) üniversitenin internet sitesinde yer almaktadır ve bu bilgilerin temini öğrencinin sorumluluğundadır.

Gideceğiniz üniversitenin internet sitesini ayrıntılı olarak inceleyin. ECTS Bilgi Paketlerini(ders kataloğu) okuyun. Akademik takvim, dersler, barınma olanakları, son başvuru tarihleri, istenen belgeler, dil yeterlilikleri vs. hakkında bilgi edinin. Gideceğiniz üniversitenin belli bir dil yeterlilik belgesi/seviyesi isteyip istemediği konusunda internet sitelerinden bilgi edinin.

2.maddede bahsedildiği gibi, gideceğiniz üniversitenin belirlediği son başvuru tarihine kadar istenilen evrakı hazırlayarak gideceğiniz üniversiteye göndermelisiniz.  Bu evrak üniversitelerin internet sitelerinde bulunmaktadır. Genelde, Başvuru Formu (Student Application Form),  varsa barınma başvuru formu (Accommodation Application Form) veya Öğrenim Anlaşması (Learning Agreement: ders seçiminizi yaptığınız anlaşma) ve İngilizce transkript istenmektedir. Bazen dil yeterlilik belgesi, sigorta vs. gibi ek belgeler istenebilmektedir.  Bazı başvuru evrakının imza süreci uzun sürdüğünden, evrakınızı son başvuru tarihinden önce hazırlamanız gerektiğini unutmayın.

Gideceğiniz üniversite öğrenim anlaşmasını başvuru esnasında isteyebileceği gibi sonrasında da isteyebilmektedir. Bu anlaşma hareketlilik faaliyetinizin en önemli belgelerinden birisidir. Bu belgeyi koordinatörünüzden yardım alarak doldurabilirsiniz. Öğrenim Anlaşması Formunun doldurulması zorunludur. Gideceğiniz üniversiteye mail ile veya posta ile-karşı kurum ıslak imzalı istiyorsa postalayın- öğrenim anlaşmanızı göndererek imzalatmalısınız. Karşı kurum imzalı belge elinize ulaşınca Ofisimize bir örneğini teslim edin.

 

Dikkat! Öğrenim Anlaşmanız karşı kurumdan onaylanıp,  birimimize ulaştırılmadan hibeniz yatırılmaz!

Gideceğiniz Üniversiteye başvurunuzu yaptıktan sonra neler yapmalısınız?

Karşı üniversitenin başvuru evrakını tamamlayıp yolladınız. Akabinde başvurduğunuz üniversiteden ‘davet mektubu’ alacaksınız. Bu mektup, sizin o üniversiteye seçildiğinizi gösteren ve oradaki eğitim sürenizin başladığı ve bittiği tarihleri gün/ay/yıl olarak içeren imzalı mühürlü bir belgedir. Bu belgenin gün/ay/yıl olarak eğitim sürenizi içermesi önemlidir. Çünkü hem hibeniz bu süreye göre hesaplanacak hem de vizenizi bu belgedeki tarihlere göre alacaksınız. Bu belgenin bir örneğini Uluslararası İlişkiler Ofisine teslim edin. Belgenizin aslı ise vize alırken elçiliğe verilecektir.  Davet mektubunuzu teslim ettikten sonra, Ofis tarafından hazırlanacak ve vize alırken kullanacağınız ‘hibe yazısını’ alacaksınız.

Davet mektubunuzu aldınız ve sıra geldi Bandırma Onyedi Eylül Üniversitesi’ndeki belgeleri hazırlamaya. Hareketliliğiniz boyunca hazırlamanız gereken belgelere erasmus.bandirma.edu.tr -Erasmus Hareketlilikleri- Öğrenim Hareketliliği- Belgeler ve Formlar linkinden ulaşabilirsiniz. Bu evraklarınızı tamamlamadan hibeniz ödenmemektedir.

Seçildiğiniz Üniversiteye Gitmeden önce hazırlanacak belgeler:

1. Davet mektubunun fotokopisi (Acceptance Letter)
2. 1 adet imzaları her iki üniversitece tamamlanmış öğrenim anlaşması,
3. Ziraat Bankası’ndan açtırılacak vadesiz Avro hesabının hesap cüzdanı fotokopisi (Bir yakınınızla ortak hesap açtırmanız önerilir, ancak ortak hesap açıldığında hesapta ilk isim olarak sizin isminizin yazıldığından emin olmalısınız) Ziraat bankasından açtırmış olduğunuz vadesiz Avro hesabınızın bilgilerini app.erasmus.ankara.edu.tr üzerinden sisteme girebilir / yükleyebilirsiniz. Sonrasında ofisimize gelerek, sözleşme imzalanması gerekmektedir. (Bu belgenin ıslak imzalı olması gerektiğinden lütfen fotokopi ya da taratılmış belgeleri ofise sunmak konusunda ısrar etmeyiniz).
4. OLS’yi tamamlamalısınız( Hareketliliğe katılacak tüm öğrencilerimize Avrupa Komisyonunun Erasmus hareketlilik portalı olan “Mobility Tool” üzerinden e-postalar ulaştırılacaktır. Bu e-postalar e-posta adreslerinize iletilecektir. Tüm öğrencilerimiz için internet tabanlı bir yabancı dil seviye tespit sınavı (OLS), hareketlilik başlangıcı öncesinde uygulanacaktır ve alınması zorunludur. Aksi takdirde hareketlilik başlatılamaz, başlamış olsa dahi hibe ödemesi yapılamaz. Bu sınavın sonucu hareketliliğe katılmaya engel teşkil etmez, sadece dil gelişimini ölçmek amaçlıdır.

Ayrıca, 6 dil için (İngilizce, Almanca, Fransızca, İtalyanca, İspanyolca, Felemenkçe) Komisyon tarafından sağlanan bir çevrimiçi dil kursu söz konusudur. Bu dillerin birinde öğrenim görecek öğrencilerimiz, dilerlerse internet üzerinden ücretsiz sunulacak bu kurslardan yararlanabilirler. Bu dillerde eğitim görmeyecek öğrencilerimiz ise gidecekleri ülkelerde öğrenim dönemleri öncesinde düzenlenecek dil kurslarına katılmak isterlerse, ayrıca davet mektubu almak ve bu dönemi de kapsayan sözleşme imzalamak suretiyle hibe alarak kurslara katılabilirler.

 

5. Erasmus Öğrenci Beyannamesi (Uluslararası İlişkiler Ofisi tarafından verilecek)

 

Gitmeden önce hazırlamanız gereken evrakın tamamını AB Ofis’ine teslim ettikten sonra hibenizin ödenmesi için işlemler başlatılacaktır. İlk etapta toplam hibenizin  %80’i hesabınıza yatırılacaktır. Ödemeler için işlem başlatıldıktan sonra, 2-3 hafta içerisinde hibeniz hesabınıza aktarılmaktadır. Bu sebeple, evrakınızı gitmeden 1 ay önce tamamlamanızı öneririz.

NOT: Ulusal Ajans tarafından hibeler Ofisimiz hesabına yatırıldıktan sonra evrakı tamamlanan öğrencilerin hibesi yatırılmaktadır.

Gittikten sonra neler yapmalısınız?

 

1-  Belgeler ve formlar linkinden Confirmation of Arrival formunun ‘arrival’ bölümünü doldurup oradaki koordinatör veya Ofis yetkilisine imzalatın ve sistemdeki “Dosyalar” bölümüne yükleyin. Bu formun alt kısmını (departure) dönerken imzalatıp belgenin aslını yanınızda getirin.

2- Gitmeden önce hazırladığınız öğrenim anlaşmasında yer alan derslerde değişiklik yapmanız gerekebilir. Bu durumda, buradaki bölüm koordinatörünüz ile irtibata geçerek ekleyeceğiniz veya bırakacağınız dersleri öğrenim anlaşmasının 5. sayfası olan CHANGES TO ORIGINAL PROPOSED STUDY PROGRAMME/LEARNING AGREEMENT üzerinde belirtmelisiniz. Ders değişikliğini oradaki akademik süre başladıktan sonra 2-5 hafta içerisinde yapmalısınz.

Dönerken neler yapmalısınız?

1-  Dönerken getirmeniz gereken evraklara ‘belgeler ve formlar’ linkinden ulaşabilirsiniz. Döndükten sonra 1 ay içerisinde belgelerinizi Uluslararası İlişkiler Ofis’ine teslim ediniz.

Dönerken hazırlanacak evraklar:

1. Katılım sertifikası (ıslak imzalı)
2. Transkript (ıslak imzalı)
3. Pasaport giriş-çıkış tarihlerinin fotokopisi
4. Nihai rapor

Transkript, öğrenim anlaşması ve değişiklik formu Ofis’e teslim edildikten sonra derslerinizin tanınması için gerekli işlemler AB Ofisi tarafından yürütülecektir.

 

ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ

KONTROL LİSTESİ

 

ERASMUS ÖĞRENCİLERİNİN YAPMASI GEREKENLER	YAPTIM
1- Dış İlişkiler Ofisi tarafından karşı üniversiteye bildirimim yapıldı.
2- Gideceğim üniversiteden başvuru koşullarını içeren e-posta bana ulaştı.   - Gideceğim üniversiteden başvuru koşullarını içeren e-posta bana ulaşmadı,        kurumun internet sitesinden başvuru koşullarını öğrendim.
3- Gideceğim üniversitenin web sitesini inceledim.
4- Başvuru evrakını son başvuru tarihinden önce mail veya posta ile gönderdim.
5- Öğrenim anlaşmasını (learning agreement-2017/18) doldurup ders seçimimi yaptım. Öğrenim anlaşmamın buradaki imzaları tamamlandı ve  karşı üniversiteye mail veya posta ile yolladım ve bir nüshasının imzalandıktan sonra Dış İlişkiler Ofisi’ne gönderildiğine emin oldum. (Sistem üzerinden doldurmak zorunludur. Bununla birlikte gideceğiniz üniversite, bu belgeyi kendilerine ait başka bir şablonda isterse ayrıca onu da hazırlayıp bize imzalatabilirsiniz)
6- Vize başvurum için gerekli şartları öğrendim. Pasaport için işlemlere başladım.
7- Adıma düzenlenmiş davet mektubum geldi ve elden Dış İlişkiler Ofisi’ne hemen ulaştırdım.
8- Hazır olup olmadığını AB Ofisi’nden teyit ederek hibe yazımı aldım.
9-Bandırma Onyedi Eylül Üniversitesi kayıtlarımı tamamladım. (Katkı payı borcu çıkarsa ödedim)
10- Gitmeden önce hazırlamam gereken evrakı hazırladım. -Davet mektubu, -İmzaları tamamlanmış learning agreement, -Sözleşme, -Banka hesap bilgisi (Ziraat Bankası’nın herhangi bir şubesinden vadesiz avro hesabı açtırdım)
11- Dış İlişkiler Ofisi’nden veya internet sitesinden Erasmus Öğrenci Beyanname’sini aldım.
12- Confirmation of Arrival belgemi imzalatıp Dış İlişkiler Ofisine verdim.
13- Derslerimde değişiklik yapmam gerekti ve ekle-bırak formunu doldurarak önce ben imzaladım ardından koordinatörlere imzalatarak, Dış İlişkiler Ofis’ine ilettim.
14- Dönüş tarihlerimin çok önemli olduğunu ve 3 ayın altında gerçekleşen faaliyetlerin geçersiz sayıldığını biliyorum. Davet mektubundaki sürelere göre almış olduğum hibemin, dönüşte sunacağım belgelerle tekrar hesaplanacağını biliyorum. Davet mektubumdaki tarihten daha kısa sürede dönersem %20 hibemden kesinti olacak, daha da erken dönersem borçlu çıkabilirim.
14-Dönerken getirmem gereken evrakı eksiksiz hazırladım. Dönünce 1 ay içerisinde dönüş belgelerimi Dış İlişkiler Ofis’ine teslim ettim. ( Katılım Sertifikası (ıslak imzalı)      Not dökümü (ıslak imzalı)  Pasaport fotokopisi (özellikle giriş-çıkış mührü olan sayfalar)   Confirmation of Arrival / Departure    Nihai rapor (mobility tool üzerinden alınacaktır)